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【時間管理ツール】Toggl Trackで予定と結果を見える化する ギャップを把握できれば行動改善になるとは?

Toggl便利
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マズヤッテ
マズヤッテ

こんにちは マズヤッテです

時間管理の改善したい。
予定とのギャップを見える化するにはどうしたらいい? 

結論から言っちゃうと、Toggl Track(英語版しかないですが)というツールを使って行動を記録しましょう!
海外では結構使っている人が多いこともあり、私も使っています♪ スマホでも連携して使えますし!
(以前は、Togglと呼ばれていたのが、Toggl Trackになりました 2020年9月に)

時間管理の改善は、ちょっとダイエットに似ていると思います。つまり、

今の体重把握から、どんな改善(行動)をしたことによって、どんな結果がでたのかを把握しない限り、目標に向かうことができないからです。でしょ?

というわけで、Toggl Trackというツールを使った時間管理ついてこんな内容で解説したいと思います。

Toggl Trackってなによ?
  • どうやって「記録」するの?
  • なぜ記録がギャップ改善にいかせるの?
  • 便利な記録方法は?
目次

どうやって時間管理するツールなの?

Toggl Trackのツールの使い方についてWeb版の画面をもとに解説していきますね。(既にアカウント有りの前提)

Toggl Trackでアカウントを作成してサインインすると、左上に入力できるバーが出てきます。下記の画像を御覧ください↓

非常にシンプルです。

①作業内容を記入
②スタートボタン ▷を押す
③作業完了したら、□ボタンを押して終了

1つの作業を終え、次に違う作業(例 読書)をする際も「What are you working on」の所に作業入力をすることで、1日を振り返ってどんな作業にどれくらい時間を使ったのかがわかり、時間管理の把握しやすくなるというもの。

簡単でしょ?  じゃあ、どうやってToggl Trackという時間管理ツールを導入するのか?について語っていきたいと思います。
こちらのボタン押すと、Toggl Trackの時間管理ツール導入の仕方を解説まとめておきます。
(やり方わかる方はスキップしていただいてOKです♪)

色々な使い方ができるので、いくつかご紹介しておきます。
(残念ながら日本語サイトがありません)

Toggl TrackをGoogle Chromeの拡張機能を入れる使い方

※Googleアカウントがあること
Chromeウェブストアから「Toggl Track」を選び拡張追加
これがおすすめです!なぜなら、小さなボタンがあるだけなので、スッキリしているから。


(※Firefoxの場合はFirefox向けアドオンからおすすみください)

ブラウザーに関係なくWeb上での使い方

まずは、試しに使ってみたい人はWeb版のお試しでやってみると良いですよ。

https://toggl.com/にアクセスして
①右上 「Try Toggl」
②中央に3つでてくる真ん中の「Toggl Track」を選ぶ
③右上 「Go to Timer」

スマホで記録する使い方

スマホでもアプリが出ています。iPhoneならApp Store、AndroidならGoogle Playから探します。

スマホアプリとしてもっていれば、パソコン場の作業じゃない時でも記録できて便利ですね♪

Google Playではこんな感じ


時間管理ツールで作業時間を確認するには

既に使い始めて「記録」したものを確認するには、ログインした状態でTogglのサイトに行くと、


左側にあるReport機能から確認することができますよ♪

スタートボタン押す所の側にProjectとかTagというのがあります。

それを使うことで、Projectごとの作業内容としてまとめて表示したり、Tagは勉強という括りでまとめて時間管理を把握したりすることが可能なので、使い慣れてきたらやってみてくださいね♪

Togglのツールのすごいところ 時間管理の改善

「予定」と「結果」を比較するにあたって、比較するには自分が使っているGoogleカレンダーをTogglのカレンダーに入れ込むと比較しやすいです。そうすることで、予定と結果が照らし合わすことができる♪

Web上で開いたときにある右上の「点になった所」を押すと、項目がでてきます。

Outlookカレンダー以外の場合は「External Calender Settings」を押して、利用しているGoogleカレンダーなどをTogglカレンダーに登録することができます♪

Toggl TrackカレンダーにGoogle Calender入れた場合

表示形式をここではわかりやすくDailyカレンダーにして解説します。


左側がTogglカレンダー(結果)、右側をGoogleカレンダー(予定)です。
(スキマ時間つかって作業できたぞ!とか確認できるわけです😊)

これを見ると、予定と予定の間の時間をつかって、うまく時間管理できた!とかがわかる♪

以前は、Toggl TrackをGoogle カレンダーに入れ込むしかなかったのですが、Togglにカレンダー機能がついてからは、Google カレンダーを入れ込むようにしています。

なぜかというと、Toggl Trackを見ながら改善するのに、Togglのレポート機能をみたりすることがあるためTogglページを基準にしたいからです。

ちなみに、Togglに統合できるのはGoogleカレンダー以外にも、例えばTrelloとかTodoist,Slackなどかなり多くのアプリができるんですね♪ ただ、スマホで確認する場合は、TogglとGoogleカレンダーだと結構幅が狭くなってしまいます。

時間管理改善をじっくりしたいという時は、パソコンの大きな画面でやるのがおすすめです。
私の場合はパソコン作業の終わる前に「時間管理」の時間を作って、1日の時間管理を見て、予定よりも時間がかかっている作業を元に、苦戦している理由は何か?どうすればもっとスムーズになるのか?と行ったことを探っています。😂

時間管理ツールとしてTogglを選んだ理由

最後に、なぜTogglにしているかを解説しておきます。

時間管理といえば、ポモドーロのようなタイマー式を使っていたのですが、1日を振り返って何にどんな時間を使っているのかを可視化できないために、やめてしまいました。

ポモドーロは、今から20分これをやるぞ!って突発的な作業には良いとは思います。
スキマ時間の管理をする可視化するツールじゃないと、どんだけの時間を無駄にしているか把握できないから。
(💬だからといって、自分自身に監視カメラをするってのもうっとおしいでしょ?😂)

Togglというツールを使った時間管理 まとめ

マズヤッテ
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それではまとめです

  • 時間管理を改善するのは、ダイエットと似ている
  • 時間管理を改善するにもまずは、「現状」を把握する必要がある
  • Toggl Trackで作業時間を記録する
  • 実際の予定とToggl Trackで記録したものを比較すればギャップがわかる
  • Toggl TrackはGoogle拡張機能としても使える(アプリやWeb上でも利用できる)
  • 利用しているカレンダーをインポートすることもできる
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